Voor de financiële afdeling is het een bekende uitdaging: het opvolgen van openstaande facturen. Klanten die vergeten te betalen, onduidelijke betalingsinstructies en verschillende betaalmethodes zorgen ervoor dat het proces veel tijd en aandacht kost.
In deze blog leggen we uit hoe je facturen sneller en veiliger laat betalen, welke rol digitale betaallinks en QR-codes spelen en hoe je de workflow efficiënter maakt.
Het probleem van traditionele facturatie
Een standaard facturatieproces is vaak complex. Facturen worden via e-mail of per post verstuurd en moeten handmatig worden gecontroleerd, opgevolgd en verwerkt. Klanten hebben soms moeite om de juiste betaalinformatie te vinden of kiezen een betaalmethode die extra stappen vereist. Dit leidt tot:
- Vertragingen in de cashflow;
- Extra werk voor de financiële afdeling om betalingen te controleren en op te volgen;
- Een verhoogd risico op fouten of verkeerde betalingen.
Kortom, veel tijd gaat verloren aan het opvolgen van betalingen.
Hoe één klik het verschil maakt
Het principe is eenvoudig: maak het de ontvanger zo makkelijk mogelijk om te betalen. Digitale betaallinks en QR-codes helpen daarbij door de betaalactie direct toegankelijk te maken. Met één klik of scan kan de betaling direct worden uitgevoerd.
Om dit toe te passen hoeft de financiële afdeling het ERP systeem niet ingrijpend aan te passen maar door gebruik te maken van de Payment-module van Advanced-Forms® wordt dit eenvoudig gerealiseerd.
In een digitale factuur (PDF) in Advanced-Forms® kan bijvoorbeeld een betaallink worden toegevoegd. Bij fysieke documenten wordt een QR-code op de factuur geplaatst. De klant scant de code met een smartphone of klikt op de link en komt direct in een veilige betaalomgeving terecht.
Dit voorkomt onduidelijkheden en versnelt het betaalproces aanzienlijk.
Betaalmogelijkheden voor elk type klant
Klanten hebben hun eigen voorkeuren als het gaat om betalen. Een goede betaallink ondersteunt daarom meerdere betaalmethodes, zodat iedereen kan kiezen wat het beste past. Veelgebruikte opties zijn:
- IDEAL (Wero);
- Visa, Mastercard, and American Express;
- PayPal;
- Bancontact (for Belgian customers);
- Sofort by Klarna;
- GiroPay.
Door deze opties aan te bieden, vergroot je de kans dat de factuur sneller wordt betaald.
Een ander belangrijk aspect is veiligheid. Betaallinks in Advanced-Forms® worden beveiligd aangemaakt en verwerkt waardoor gevoelige betalingsinformatie niet in onveilige e-mails of documenten terechtkomt. Dit draagt bij aan compliance, interne controle en het vertrouwen van klanten.
Praktische tips voor je facturen
- Voeg altijd een duidelijke call-to-action toe. Plaats een QR-code op elke factuur met een duidelijke boodschap zoals: “Scan om direct te betalen” of “Betaal direct via deze link”. Dit maakt het de ontvanger extra makkelijk.
- Bied meerdere betaalmethodes aan. Zeker in Nederland en België, waar klanten uiteenlopende voorkeuren hebben, is het belangrijk dat de betaallink meerdere opties ondersteunt. Zo verklein je de kans dat een betaling wordt uitgesteld.
- Integreer in bestaande ERP-processen Door betaallinks direct vanuit het ERP-systeem te genereren en te koppelen aan documenten blijft alle informatie centraal beschikbaar. Dit maakt verwerking, controle en rapportage eenvoudiger.
Nederlands 
English