Een factuur is een factuur. Een pakbon is een pakbon. Een orderbevestiging is een orderbevestiging. Tenminste, zo lijkt het. In werkelijkheid zijn deze documenten onderdeel van een veel groter proces. Voordat een factuur bij de juiste klant terechtkomt, komt er al van alles bij kijken. Data komt uit het ERP-systeem, informatie wordt gecontroleerd, voorwaarden worden toegepast en uiteindelijk wordt de output via het juiste kanaal verzonden en gearchiveerd.
Het document is dus niet het proces. Het is het resultaat van het proces.
Wat is Output Management?
Output Management gaat over het beheren van de informatiestroom die vanuit een ERP-systeem ontstaat. Het gaat niet alleen om de opmaak van een factuur of pakbon, maar om alles wat er met de informatie gebeurt voordat deze bij de juiste ontvanger terechtkomt.
Welke gegevens worden gebruikt? Welke regels gelden? Wie moet de informatie ontvangen? Via welk kanaal? En wat gebeurt er met de output nadat deze is verzonden?
Daarom begint goed Output Management niet bij het document, maar bij het proces erachter.
De rol van ERP in Output Management
Een ERP-systeem vormt vaak het startpunt van de informatiestroom. ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365, SAP S/4HANA en JD Edwards bevatten de gegevens die nodig zijn om bedrijfsprocessen uit te voeren.
Denk aan klantgegevens, orders, leveringen en facturen. Maar het ERP-systeem bepaalt niet altijd wat er vervolgens met die informatie moet gebeuren.
Daar komt Output Management om de hoek kijken.
Het zorgt ervoor dat ERP-data kan worden verwerkt volgens vooraf ingestelde regels. Zo wordt bepaald welke informatie in de output terechtkomt, welke controles nodig zijn en hoe en waar de output wordt verspreid.
Begin bij de informatiestroom
Een goede inrichting van Output Management begint daarom niet met het ontwerpen van een document, maar met het in kaart brengen van de informatiestroom.
Neem een factuur als voorbeeld.
Het ERP-systeem maakt de factuur aan. Vervolgens moet worden bepaald wat ermee gebeurt. Is het een klant die de factuur via Peppol ontvangt? Of gaat deze per e-mail? Is er eerst een goedkeuring nodig? Moeten er automatisch bijlagen worden toegevoegd? En moet na verzending een exemplaar worden gearchiveerd?
Wat op het eerste gezicht één document lijkt, bestaat dus uit een reeks beslissingen.
Door deze regels vooraf vast te leggen, hoeft een medewerker niet voor iedere situatie handmatig te bepalen wat er met de informatie moet gebeuren.
Van ERP-data naar de juiste output
Output Management vormt daarmee een schakel tussen de gegevens in het ERP-systeem en de uiteindelijke output.
Met Advanced-Forms® kunnen organisaties ERP-data centraal verwerken tot verschillende vormen van output en deze volgens vooraf ingestelde regels distribueren.
Denk aan:
- XML
- Peppol
- digitaal archief
Ook controles, uitzonderingen en aanvullende informatie kunnen onderdeel worden van de informatiestroom. Zo kan dezelfde ERP-data, afhankelijk van de situatie, automatisch een andere route volgen.
Een factuur voor de ene klant kan bijvoorbeeld via Peppol worden verzonden, terwijl een andere klant de factuur per e-mail ontvangt. De onderliggende ERP-data blijft hetzelfde, maar de verwerking en distributie kunnen verschillen.
Hoeveel gebeurt er nog handmatig?
Juist daar zit een belangrijk verschil tussen documenten maken en Output Management.
Moet een medewerker nog bepalen naar welk e-mailadres een document gaat? Worden bijlagen handmatig opgezocht en toegevoegd? Zijn er aparte oplossingen voor e-mail, print, Peppol en archivering? Of zitten de regels verspreid over het ERP-systeem, maatwerk en verschillende applicaties?
Hoe meer uitzonderingen en losse oplossingen ontstaan, hoe lastiger het wordt om de volledige outputstroom te beheren.
Door vooraf vast te leggen welke informatie wanneer, waar en via welk kanaal moet worden verwerkt, kunnen veel van deze stappen worden geautomatiseerd.
Output Management in moderne ERP-omgevingen
De manier waarop organisaties met informatie omgaan verandert. Cloud-ERP, digitale facturatie en nieuwe communicatiekanalen zorgen voor meer mogelijkheden, maar ook voor meer varianten in documentstromen. Tegelijkertijd worden controle, security en compliance steeds belangrijker.
Output Management is tenslotte niet alleen een technisch onderdeel van een ERP-proces. Het gaat om het beheersen van de informatiestroom rondom documenten die vaak bedrijfskritische informatie bevatten.
Van document naar informatiestroom
Uiteindelijk gaat Output Management niet om het produceren van zoveel mogelijk documenten. Het gaat erom dat de juiste informatie op het juiste moment via het juiste kanaal bij de juiste ontvanger terechtkomt.
Het ERP-systeem levert de data. Output Management bepaalt hoe die informatie verder wordt verwerkt, gecontroleerd en gedistribueerd. Het document is daarbij niet het doel. De informatiestroom is dat wel.
Stop daarom met denken in documenten. Begin met denken in processen.
Nederlands 
English