OKECHAMP Group behoort tot de Europese top op het gebied van champignonproductie en -verwerking, met een sterke positie op de wereldmarkt. Dankzij een strikte focus op kwaliteit en efficiëntie levert de groep dagelijks verwerkte champignonproducten aan klanten over de hele wereld. De toenemende export en het vertrouwen van veeleisende internationale afnemers onderstrepen hun expertise en dragen bij aan hun gezamenlijke succes.

De case: een belangrijk dagelijks rapport bleek omslachtig en tijdrovend door al het handmatige werk.
Tijdens de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central, begeleid door Aptean, liep OKECHAMP al snel tegen een knelpunt aan. Het standaardrapport ‘Product specificatie’ voldeed niet: essentiële functionaliteiten ontbraken en de gegevens uit Business Central bleken onvolledig.

Om dit op te vangen, vulde men informatie handmatig aan (waaronder vaste teksten en vertalingen in meerdere talen) wat het document extra complex maakte. Deze aanvullingen vonden grotendeels plaats buiten Business Central, met behulp van Excel, waardoor het proces tijdrovend en foutgevoelig werd.

Op advies van Aptean koos OKECHAMP daarom voor Advanced-Forms® van Quadira als structurele oplossing.

Slimme automatisering die direct het verschil maakte
Na een training bij de Quadira Academy in Veghel, waar Johan Rotte en Juliëtte Gervais enthousiast aan deelnamen, startte OKECHAMP met de implementatie van Advanced-Forms®. De eerste stap was het automatiseren van het rapport voor de productspecificaties.

Dankzij de AddFields functionaliteit van de Advanced-Forms® Business Central-connector worden ontbrekende gegevens automatisch vanuit Business Central aangevuld. Denk hierbij aan vaste teksten per kwaliteitsniveau en vertalingen in vier talen. Voor deze aanvullende informatie werd de Tekst Insert module ingezet, waarmee OKECHAMP deze content eenvoudig zelf kan beheren en uitbreiden.

Advanced-Forms® selecteert automatisch de juiste teksten op basis van kwaliteitsniveau en taalcode. Het rapport wordt vervolgens opgebouwd in de Designer en als professionele PDF gegenereerd. In uitzonderlijke gevallen is er ook de mogelijkheid om het document als Excel-bestand te versturen.

Van dertig naar vijf minuten en volledig geautomatiseerd
Sinds de implementatie van Advanced-Forms® heeft OKECHAMP het proces voor productspecificaties volledig geautomatiseerd en geïntegreerd in hun ERP-omgeving. Wat eerder vijftien tot dertig minuten kostte, is nu teruggebracht tot minder dan vijf. Dat levert een tijdsbesparing op van tussen de 65 en 85 procent.

Daarnaast is de foutgevoeligheid drastisch verminderd. Handmatige bewerkingen en Excel-koppelingen behoren tot het verleden.
Alle documenten worden automatisch opgebouwd wat er voor zorgt dat het document altijd perfect naar de klant wordt gestuurd.

OKECHAMP beheert de inhoud nu volledig zelfstandig, zonder afhankelijkheid van externe partijen. De keuze om Advanced-Forms® breder in te zetten als standaard voor documentverwerking bleek een solide fundament voor verdere uitrol.

Samenwerking op basis van vertrouwen en vakmanschap
De samenwerking tussen OKECHAMP en Quadira verliep vanaf het begin soepel en professioneel. Heldere communicatie, korte lijnen en een gedeelde focus op resultaat maakten een efficiënte implementatie mogelijk.

OKECHAMP waardeerde de pragmatische en betrokken aanpak van Quadira vanuit de technische kant maar ook vanuit de dagdagelijkse praktijk.

Inmiddels is OKECHAMP ruim een jaar live met Advanced-Forms®. De oplossing draait stabiel, voldoet volledig aan de verwachtingen en heeft zich bewezen als een waardevolle uitbreiding op hun Business Central-omgeving.

Waarom OKECHAMP Advanced-Forms® direct zou aanraden
Op de vraag of hij Advanced-Forms® zou aanbevelen aan andere bedrijven, is Johan Rotte resoluut:

“Absoluut, daar hoef ik niet eens over na te denken.”

Een helder resultaat van een samenwerking waarin gebruiksgemak, snelheid en betrouwbaarheid centraal stonden.

Ook jouw processen automatiseren?
Ben jij nog veel tijd kwijt aan handmatige bewerkingen of omslachtige processen? Wil je ook jouw documentoutput automatiseren en optimaliseren? Ontdek hoe Advanced-Forms® jouw bedrijf helpt om sneller, betrouwbaarder en efficiënter te werken.