In een tijd waarin digitalisering en automatisering steeds belangrijker worden, wint E-invoicing snel aan terrein. Vooral via het PEPPOL-netwerk zien we een gestage groei in adoptie door bedrijven en overheden. In deze blog leggen we uit wat PEPPOL is, welke standaarden er gelden, hoe het routingproces werkt, en waarom landen zoals Nederland of België het verplicht stellen. Ook bespreken we de impact op ERP-systemen, verzendlogica, dataformaten en de rol van Advanced-Forms® in dit proces.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt elektronische documenten zoals facturen, bestelorders en creditnota’s uit te wisselen. PEPPOL is geen facturatiesysteem op zich, maar een standaard en infrastructuur die het veilig, gestandaardiseerd en naadloos uitwisselen van e-documents mogelijk maakt.
Het grote voordeel van PEPPOL is dat het softwareonafhankelijk is. Dat betekent dat je een factuur kunt verzenden vanuit jouw ERP-systeem en deze kan worden ontvangen door een klant of leverancier die een volledig ander systeem gebruikt. Het netwerk zorgt dat documenten correct aankomen en automatisch verwerkt kunnen worden, wat handmatige handelingen drastisch vermindert.
PEPPOL bestaat uit twee kerncomponenten: Access Points en documentstandaarden. Access Points fungeren als digitale “postbodes” binnen het netwerk en zorgen dat documenten veilig en betrouwbaar van verzender naar ontvanger worden gestuurd.
De standaarden achter PEPPOL
Het succes van PEPPOL komt vooral door de strikte standaarden die worden gehanteerd. Zonder deze standaarden zou het netwerk niet uitwisselbaar zijn. De belangrijkste standaarden zijn:
- UBL (Universal Business Language)
Dit is een internationaal XML-formaat voor elektronische facturen en andere zakelijke documenten. UBL zorgt dat elk document gestructureerd is en door systemen automatisch verwerkt kan worden. - PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications)
Deze specificaties beschrijven exact hoe documenten zoals facturen, bestelorders en creditnota’s moeten worden opgebouwd. Zo weet elk systeem precies wat waar staat. - Document identifier en metadata
Elk document krijgt een unieke identificatie en metadata die internationaal begrijpelijk zijn. Dit helpt bij traceerbaarheid, validatie en foutafhandeling.
Dankzij deze standaarden wordt het bijna onmogelijk om een document verkeerd te verwerken. Daardoor wordt de betrouwbaarheid van elektronische facturaties weer verhoogd. Dit is een van de redenen waarom overheden en grote organisaties wereldwijd PEPPOL steeds vaker verplichten.
Hoe werkt de routing binnen PEPPOL?
Een belangrijk onderdeel van PEPPOL is routing. Routing bepaalt hoe een e-factuur van de verzender naar de ontvanger wordt gebracht via het netwerk. Het proces verloopt als volgt:
- Genereren van de e-factuur
Je ERP-systeem genereert een factuur in het juiste PEPPOL-formaat, meestal UBL. Hierbij wordt rekening gehouden met alle verplichte metadata, zoals btw-nummers, bedrijfsregistraties en unieke factuurnummers. - Verzenden via Access Point
De factuur wordt verstuurd via een gecertificeerd PEPPOL Access Point. Access Points zijn gateways die documenten controleren, valideren en doorsturen. - Routing naar ontvanger
Het Access Point bepaalt het juiste Access Point van de ontvanger en stuurt de factuur daarheen. Het netwerk regelt compatibiliteit en aflevering, zodat de verzender zich hier geen zorgen over hoeft te maken. - Ontvangst en verwerking
De ontvanger ontvangt het document in zijn ERP-systeem en verwerkt het automatisch. Validatie en automatische boekingen maken handmatige verwerking vrijwel overbodig.
Dit systeem garandeert dat facturen altijd veilig, correct en traceerbaar aankomen, ongeacht het type software dat de ontvanger gebruikt.
Waarom PEPPOL steeds vaker verplicht wordt
Steeds meer landen, waaronder Nederland, stellen PEPPOL verplicht voor overheidsfacturen. Dit heeft meerdere redenen:
- Efficiëntie en kostenbesparing
Elektronische facturen besparen tijd en voorkomen fouten bij handmatige verwerking. Door facturen automatisch in het systeem te verwerken, worden boekhoudkundige fouten geminimaliseerd. - Uniformiteit en standaardisatie
Met PEPPOL is er één internationaal erkend standaardformaat voor facturen. Dit vereenvoudigt internationale handel en samenwerking, omdat elk document voldoet aan dezelfde structuur. - Transparantie en compliance
Overheden krijgen real-time inzicht in facturatie, betalingen en belastingaangifte. Dit helpt bij audits, naleving van regelgeving en het tegengaan van fraude. - Duurzaamheid en digitale transformatie
PEPPOL draagt bij aan papierloze facturatie, wat milieuvriendelijker is en de organisatie helpt te digitaliseren.
In Nederland geldt sinds 2020 een verplichting voor elektronische facturatie via PEPPOL voor de Rijksoverheid. Steeds meer gemeenten en grote zakelijke klanten volgen dit voorbeeld, waardoor bedrijven geen keuze meer hebben: digitaal factureren via PEPPOL is de nieuwe norm.
Impact op ERP-koppelingen, verzendlogica en dataformaten
De overstap naar PEPPOL heeft duidelijke gevolgen voor je interne systemen:
- ERP-integratie
Je ERP-systeem moet PEPPOL-facturen kunnen genereren en ontvangen. Vaak is dit mogelijk via een connector of middleware, zodat de bestaande processen behouden blijven. - Verzendlogica
De traditionele e-mail of PDF-factuur wordt vervangen door een gestructureerd elektronisch document. Dit vereist dat je interne workflow en logica worden aangepast om automatisch routing en statusupdates te verwerken. - Dataformaat en validatie
Alles draait om UBL en BIS-specificaties. Facturen moeten volledig compliant zijn om correct te worden verwerkt door de ontvanger. Dit betekent dat elk veld gecontroleerd moet worden, van btw-nummers tot betalingsvoorwaarden.
Het is belangrijk dat bedrijven deze impact goed begrijpen voordat ze overschakelen naar PEPPOL, om fouten en vertragingen te voorkomen.
De rol van Advanced-Forms®
Hier komt Advanced-Forms® van Quadira om de hoek kijken. Advanced-Forms® helpt bedrijven bij:
- Omzetten van facturen naar PEPPOL-compatibele UBL-documenten
- Automatiseren van routing via PEPPOL Access Points
- Beheren van factuurlogica, validatie en compliance-checks
Met Advanced-Forms® kunnen organisaties hun bestaande ERP-systemen koppelen zonder ingrijpende systeemaanpassingen. Dit resulteert in een volledig geautomatiseerde e-invoicing workflow.
Praktische voordelen van PEPPOL voor bedrijven
Door PEPPOL te gebruiken, profiteren bedrijven van meerdere concrete voordelen:
- Snellere betaling: Automatische verwerking verkort de tijd tussen factuur en betaling.
- Lagere operationele kosten: Minder handmatige verwerking betekent minder personeelskosten en minder kans op fouten.
- Internationale compatibiliteit: Eén standaard voor meerdere landen maakt grensoverschrijdende handel eenvoudiger.
- Verbeterde compliance: Alle facturen voldoen aan wettelijke en fiscale eisen.
Voor organisaties die internationaal opereren of zaken doen met de overheid, is PEPPOL bijna onmisbaar geworden.
Conclusie
PEPPOL verandert de manier waarop bedrijven en overheden facturen uitwisselen. Dankzij strikte standaarden, betrouwbare routing en internationale acceptatie wordt het netwerk steeds vaker verplicht, ook in Nederland. Voor organisaties betekent dit een belangrijke stap in digitalisering en efficiëntie, met duidelijke impact op ERP-koppelingen, verzendlogica en dataformaten.
Advanced-Forms® biedt de ideale oplossing om deze transitie soepel en compliant te maken.
Digitaliseer je facturatie vandaag nog en sluit je aan bij de PEPPOL-revolutie! Het is niet alleen een kwestie van efficiëntie, maar ook een must richting de toekomst van digitale business.
Nederlands 
English