Versnipperde processen, handmatig aanpassen van facturen en handmatige verzending. Het is voor veel bedrijven nog dagelijkse praktijk. Ook bij Moba liep facturatie nog niet zoals gewenst. Als marktleider in eierverwerkingsmachines was het tijd voor volgende stap: digitalisering.

Van handmatig en versnipperd naar efficiënt en digitaal
Bij Moba werd de facturatie door vijf verschillende afdelingen afzonderlijk beheerd, waardoor er geen uniforme lay-out was en elke afdeling haar eigen werkwijze had. Facturen moesten handmatig worden aangepast in MS-Word en werden vervolgens één voor één verstuurd. Dit kostte niet alleen onnodig veel tijd, maar zorgde er ook voor dat Moba niet voldeed aan de professionele standaard die zij als wereldspeler nastreven. Bovendien verwacht Moba van hun leveranciers dat facturen digitaal worden aangeleverd, terwijl Moba dit zelf nog niet kon aanbieden aan hun klanten.

Het werd duidelijk dat er behoefte was aan een oplossing die de facturatie kon centraliseren, automatiseren en digitaliseren. Moba ging op zoek naar een efficiënte manier om facturen te genereren, zonder dat er handmatige bewerkingen nodig waren.

Een toekomstbestendig facturatieproces met Advanced-Forms®
Met de inzet van Advanced-Forms® werd de output van Moba eerst geoptimaliseerd en vervolgens omgezet naar drie uniforme factuurtypes: voor machines, onderdelen en service. Alle facturen hebben nu een professionele en consistente uitstraling. Moba maakt gebruik van dynamische toevoegingen van juridische teksten, ongeacht het land waarin de klant zich bevindt.

Het proces van factuurverzending werd drastisch verbeterd. In plaats van handmatig facturen te versturen worden ze nu digitaal en in bulk verstuurd, wat leidt tot een aanzienlijk snellere verwerking. Klanten ontvangen hun facturen direct en foutloos, zonder dat er handmatige controles of aanpassingen nodig zijn.

De resultaten spreken voor zich: Moba bespaart maar liefst 80% op tijd en kosten. Handmatige bewerkingen in MS-word zijn verleden tijd, wat de interne werklast aanzienlijk heeft verlaagd. Dankzij het gecentraliseerde en geautomatiseerde proces worden facturen nu correct aangemaakt en verzonden. Dat voorkomt fouten én verhoogt de klanttevredenheid.

Samenwerking tussen Moba en Quadira
Bij Quadira geloven we in een nauwe samenwerking met onze klanten om de beste passende oplossing te komen. De samenwerking met Moba verliep prettig en constructief. Doordat de specifieke behoeften en uitdagingen goed in kaart waren gebracht, konden we Advanced-Forms® optimaal inrichten en volledig afstemmen op de processen van Moba.

Dankzij deze optimalisatie beschikt Moba nu over een toekomstbestendig facturatieproces dat niet alleen efficiënt en kostenbesparend is, maar ook volledig aansluit bij hun professionele marktpositie. Waar facturatie vroeger een tijdrovende administratieve taak was, is het nu een gestroomlijnd en foutloos proces dat bijdraagt aan hun bedrijfsdoelstellingen.

Ook jouw facturatie digitaliseren?
Werk jij nog met handmatige facturatie en zie je ruimte voor verbetering? Wil je tijd en kosten besparen en tegelijkertijd zorgen voor een efficiëntere en professionelere manier van factureren? Ontdek hoe Advanced-Forms® jouw bedrijf kan helpen bij een sneller, foutloos en geautomatiseerd facturatieproces.