Steeds meer organisaties vertrouwen op SAP S/4HANA als fundament voor hun bedrijfsvoering. Niet verrassend, want SAP is wereldwijd één van de meest gebruikte ERP-systemen om bedrijfsprocessen te ondersteunen en te optimaliseren. Toch ervaren veel organisaties één terugkerend probleem: het genereren, beheren en versturen van documenten. Denk aan facturen, orderbevestigingen, leveringsbonnen en productieoverzichten.
Voor wie dagelijks met SAP werkt, zijn deze documentprocessen vaak ingewikkeld, tijdrovend en inflexibel maar ook kostbaar. Gelukkig biedt Advanced-Forms® in combinatie met de Advanced-Forms® SAP Connector een oplossing die documentprocessen vereenvoudigd. In deze blog lees je hoe Advanced-Forms® SAP-gebruikers helpt om tijd, kosten én frustratie te besparen.
Wat houdt SAP in?
SAP is een ERP-platform dat organisaties helpt om al hun bedrijfsprocessen in één centrale digitale omgeving te beheren. Van financiën tot logistiek, van HR tot productie: SAP zorgt ervoor dat alle afdelingen met dezelfde realtime gegevens werken.
Een verkooporder die in SAP wordt aangemaakt, koppelt automatisch aan de juiste factuur, levering en productieplanning. De financiële afdeling ziet direct de betalingsstatus, de logistieke afdeling weet wat er verzonden moet worden en het management beschikt over actuele informatie.
Met de nieuwste generatie (SAP S/4HANA) gaan snelheid en intelligentie nog een stap verder. Dankzij het krachtige HANA-dataplatform worden gegevens razendsnel verwerkt en zijn rapportages direct beschikbaar. Organisaties kunnen kiezen uit verschillende varianten, zoals SAP S/4HANA Cloud (public of private) of een on-premise installatie.
De uitdagingen van Output Management in SAP S/4HANA
Hoewel SAP een krachtig systeem is, blijft documentcreatie en distributie een van de meest complexe onderdelen. Veel organisaties lopen tegen dezelfde knelpunten aan:
1. Gebrek aan flexibiliteit
De standaard SAP-templates zijn beperkt en lastig aan te passen. Voor elke wijziging, hoe klein ook, is vaak technische kennis nodig.
2. Wijzigingen kosten veel tijd en expertise
Documentwijzigingen vergen tijd, expertise en vaak meerdere afstemmingsrondes met IT of externe consultants.
3. Hoge kosten
Het inhuren van SAP-consultants voor outputmanagement is kostbaar. Daardoor worden noodzakelijke aanpassingen soms uitgesteld, en blijven zij werken met de bestaande beperkingen.
4. Beperkte integratie
Documenten die informatie uit andere systemen moeten combineren (zoals CRM, PIM of andere systemen) vormen een extra uitdaging.
5. Complex beheer
SAP’s outputmanagement is technisch, gefragmenteerd en moeilijk te overzien voor eindgebruikers.
Deze beperkingen zorgen ervoor dat documentprocessen veel tijd kosten, foutgevoelig zijn en de efficiëntie van de organisatie beperken. En juist daar komt Advanced-Forms® in beeld.
Hoe Advanced-Forms® deze uitdagingen oplost
Advanced-Forms® is een document output managementoplossing die naadloos samenwerkt met SAP S/4HANA. Het helpt organisaties om documenten eenvoudiger te ontwerpen, te beheren en te distribueren, zonder technische kennis of complexe configuratie.
1. Documenten ontwerpen zonder technische kennis
Waar SAP-templates standaard zijn, biedt Advanced-Forms® een gebruiksvriendelijke drag-and-drop interface. Medewerkers kunnen zelf:
- Templates maken en aanpassen;
- Huisstijl-elementen integreren in de templates;
- Onberekende gegevens toevoegen door extra velden op te halen uit SAP S/4HANA;
- Meertaligheid toepassen.
2. Consistentie in alle bedrijfsdocumenten
Bedrijven hechten veel waarde aan een uniforme uitstraling. Advanced-Forms® helpt hierbij door:
- Eén centrale huisstijl te hanteren;
- Alle facturen, orderbevestigingen en leveringsbonnen op een uniforme manier kunnen opbouwen;
- De verschillende versies eenvoudig te beheren (bijv. per taal).
Dit verhoogt de professionaliteit en voorkomt fouten die ontstaan door handmatige aanpassingen.
3. Automatisering van documentflows
In veel organisaties worden documenten nog handmatig geprint, gemaild, opgeslagen of geüpload naar andere systemen. Advanced-Forms® automatiseert deze stappen volledig.
Documenten worden automatisch:
- Verrijkt met SAP-data;
- Gegenereerd in het juiste formaat (bijv. PDF);
- Verzonden via het gewenste kanaal;
- Gearchiveerd in een DMS of filesysteem en vanuit Sap te benaderen;
- Gekoppeld aan de juiste workflow.
Dit vermindert de werkdruk en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
4. Integratie met andere applicaties
Bedrijven gebruiken vaak meerdere systemen naast SAP. Advanced-Forms® maakt het eenvoudig om:
- Peppol facturatie toe te passen zonder hoge kosten;
- CRM-gegevens toe te voegen;
- Documenten op te slaan in een archief systeem;
- Notificaties te versturen via e-mail of portals;
- Procesdata te combineren tot één compleet document.
Zo ontstaat één geïntegreerde documentstroom, ongeacht de bron van de informatie.
5. Lagere kosten en kortere doorlooptijden
Door het beheer van documenten eenvoudiger en toegankelijker te maken, dalen de interne en externe kosten:
- Minder consultancy-uren nodig;
- Minder IT-afhankelijkheid;
- Minder herstelwerk bij fouten;
- Snellere aanpassingen en implementaties.
Voor veel organisaties vertaalt dit zich direct in aanzienlijke tijds- en kostenbesparing.
Conclusie
SAP vormt voor veel organisaties het hart van hun bedrijfsvoering. Maar Output Management blijft vaak een struikelblok dat leidt tot extra kosten, vertragingen en foutgevoeligheid.
Advanced-Forms® biedt een praktische en flexibele oplossing voor documentprocessen in SAP. Het maakt documentcreatie eenvoudig toegankelijk, automatiseert outputprocessen en sluit moeiteloos aan op andere systemen. Hierdoor werken organisaties sneller, tegen lagere kosten en met een professionelere documentuitstraling. Precies wat moderne bedrijven nodig hebben.
Nederlands 
English