Rituals is een Nederlands cosmeticabedrijf dat is opgericht in 2000 door Raymond Cloosterman. Met meer dan 800 winkels, verspreid over 33 landen is Rituals veruit het meest bekende cosmeticabedrijf. Het assortiment waarmee Rituals wereldwijd een begrip is, bestaat met name uit luxueuze hygiëneproducten zoals zeep, bodyscrubs, crèmes en zelfs thee, kleding en parfums!
Rituals x Quadira
Wanneer je een Rituals winkel bezoekt merk je direct dat over elk detail na wordt gedacht. Het ruikt er heerlijk, de winkels zijn mooi aangekleed en zo nu en dan past de stijl van de winkel zich aan op een nieuwe luxueuze productlijn. Zoals je vaak ziet bij cosmeticabedrijven spelen ze in op de (lokale) trends en ontwikkelingen en moeten ze in staat zijn om snel te kunnen schakelen. Hiermee gepaard gaat uiteraard ook het feit dat Rituals flexibel wil kunnen omgaan met haar documentenstroom en de opmaak van deze documenten. Rituals maakte al langer gebruik van Dynamics AX en besloot de stap van Microsoft Dynamics AX2012 naar Microsoft Dynamics 365UO te maken in combinatie met Advanced-Forms®.
Een strategische keuze
Op advies van de Microsoft Dynamics implementatie partner (HSO), is Rituals terecht gekomen bij Quadira. Quadira en HSO hebben al een jarenlange intensive samenwerking waarbij ze samen een track record hebben van vele succesvolle migraties van Microsoft Dynamics AX naar Microsoft Dynamics 365 en nieuwe implementaties van onder andere Microsoft Dynamics 365 F&SCM en Microsoft Dynamics 365 CE/CRM in combinatie met Advanced-Forms®.
Los van de migratie van Microsoft Dynamics AX naar Microsoft Dynamics 365UO was er bij Rituals een sterke behoefte om alle documenten eenvoudig te kunnen opmaken en deze te kunnen printen en/of elektronisch te kunnen verzenden. De migratie was voor Rituals ook dé perfecte gelegenheid om een breed scala aan documenten opnieuw op te zetten. Dit is op een eenvoudige manier opgezet, zodat aanpassingen aan documenten geen ontwikkelwerkzaamheden meer behoeven en Rituals flexibiliteit creëert in het aanpassen en het maken van nieuwe document lay-outs.
“Met Advanced-Forms® waren we in staat om in een korte periode alle benodigde documenten op te zetten inclusief de meeste lokale requirements van de landen waar Rituals actief is. Hierdoor hebben we tijdens de migratie van een entiteit van AX2012 naar D365UO snel de documenten beschikbaar, zonder dat hier nog een ontwikkelaar bij komt kijken. Daarnaast kunnen we met hulp van Quadira snel wijzigingen aanbrengen op de documenten als er bijvoorbeeld extra velden nodig zijn of we de lay-out willen aanpassen.”
– Mark Polak, Business Analyst Finance (a.i.) bij Rituals
De aanpak en ervaring van het project met Quadira
Thijs Feenstra: “Gedurende de eerste gesprekken kwam er al snel een duidelijke wens naar voren, naast het kunnen generen en opmaken van haar documenten wilde Rituals vooral ontzorgd worden”. Vanuit deze wens zijn we dan ook, samen met onze partner e-Quest, gaan kijken naar een passende oplossing. Al snel kwamen we tot een overeenstemming tussen alle betrokken partijen. e-Quest beheert en verzorgt de monitoring van de servers. Quadira onderhoudt de software en voert aanpassingen door wanneer gewenst. Door deze taakverdeling wordt Rituals volledig ontzorgt op het gebied van haar documenten én de hosting van deze servers. In overleg met Rituals verzorgen wij dus alle gewenste aanpassingen, zonder dat Rituals hiernaar hoeft om te kijken. Al met al is Rituals dus totaal ontzorgt dankzij deze opzet!”
“De samenwerking tijdens de implementatie is uitstekend verlopen. Nadat Rituals de designs voor de documenten gemaakt had, kon er door de consultants van Quadira snel beoordeeld worden welke data er nog ontbrak. HSO heeft de ontbrekende data toegevoegd, en ondertussen zijn de consultants van Quadira aan de slag gegaan om de basis van de documenten op te zetten, zodat de Rituals key-users dit alvast konden beoordelen.”
Hierbij was ook al zichtbaar gemaakt welke data er nu nog ontbrak en op een later moment opgeleverd zou worden, waardoor er op een zeer efficiënte manier gewerkt en gevalideerd kon worden. Dit heeft geleid tot een absoluut minimum aan re-work op de documenten.
– Mark Polak, Business Analyst Finance (a.i.) bij Rituals
Toegevoegde waarde van Advanced-Forms® voor Rituals
“We halen door gebruik te maken van Advanced-Forms® enorm veel voordeel doordat we documenten nu eenvoudig op kunnen zetten tijdens een implementatie van een nieuwe entiteit of voor een migratie van AX2012 naar D365UO.
Voor entiteiten met specifieke lokale vereisten loopt de samenwerking tussen HSO (Microsoft-partner), Quadira en Rituals inmiddels als een geoliede machine en zijn de document templates in een mum van tijd opgeleverd.”
– Mark Polak, Business Analyst Finance (a.i.) bij Rituals
Succesverhaal!
“Dankzij deze geoliede samenwerking tussen alle partijen, hebben we een snelle en soepele implementatie neer kunnen zetten bij Rituals. Door de keuze voor Advanced-Forms ® is Rituals totaal ontzorgd op het gebied van haar documentenstroom en de opmaak van deze documenten. Verder heeft Rituals ook geen zorgen over het beheer van deze servers, waardoor zij zich volledig kunnen richten op hun business. Al met al hebben zij met Advanced-Forms ® een flexibele oplossing in huis die past bij de ambities van Rituals zodat zij niet alleen nu, maar ook in de toekomst klaar zijn om ook op het gebied van hun documenten mee te groeien met haar ambities. “
– Thijs Feenstra, Sales Manager
